无纸化会议系统软件：包括会议管理端和客户端，管理端一般由会议秘书或者会议助理操作，用于控制会议的各项功能，例如：上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票、录制会议等。客户端通过加密无线网络接入无纸化会议系统，主要供参会人员使用，参会者使用客户进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，对会议进行圈点批注等操作，是代替了纸质文件的电子化会议工具。

▶会前准备

      会议开始前，由会议助理根据会议主题、与会者名单等，创建会议室、填写会议主题、系统公告、座位排布等会议信息。会议助理使用管理端电脑上传此次会议用到的会议资料，会议资料上传后，会议助理可以将会议资料推送给全体参会者，参会者使用平板电脑，即可自由查看、标注会议资料。

▶会议签到

       参会者进入会场后，根据大屏幕提示寻找对应座位，每个座位的客户界面显示此座位的参会者姓名，点击界面中的签到按键，客户端将签到信息发送给管理端电脑，实现会议签到。会议结束后可以将签到信息导出为excel表格。

▶会议开始

       会议开始后，客户端自动加入到对应的会议室，显示当前会议的主题、与会人员、 会议资料、议程、公告等信息，参会人员有权限查阅此会议授权的所有文档。另外，会议助理设置某位参会者为当前发言人，发言人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。

▶会议进行

       会议过程中可以由会议助理发起投票，全体参会者通过客户终端参与投票。同时，会议助理可以将会议中的视频、声音、会议议程、资料文档、投票表决、会议考勤等全部内容，统一录制为一个文件，录制好的文件可以作为会议资料进行存档保管。

▶会议结束

      会议结束后，会议助理的主要工作是将会议资料、考勤签到、音视频录像等打包存档，以及会议记录、保密文件的销毁与清除。

▶设计原则

      系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资。